Omwonendencommunicatie bij bouwprojecten

Nu aannemers steeds vaker verantwoordelijk zijn voor omgevingsmanagement en communicatie, is het cruciaal om hier al in de tenderfase te excelleren. Hoe kun je als bouwer maximaal scoren op dit belangrijke emvi-criterium?

Omwonenden zijn mondig

Gezien of gehoord worden, willen we allemaal. Voor burgers, ondernemers en belangenorganisaties is het tegenwoordig makkelijker dan ooit om hun stem te laten horen. Dankzij technologische ontwikkelingen zoals social media heeft iedereen een stem. Als zij denken dat hun belangen in gevaar zijn, zullen ze er alles aan doen om deze naar voren te brengen. Goede omgevingscommunicatie is daarom essentieel om elk project soepel te laten verlopen, van de initiatiefase tot de oplevering en daarna.

Bouwprojecten: mogelijks een bron van frustratie

Bouwprojecten kunnen voor omwonenden een bron van frustratie zijn, vooral als de informatievoorziening niet goed is. Een onderzoek van Leene Communicatie onder ruim 1.000 bewoners in de zomer van 2021 toont aan dat ongeveer 90% van de mensen goede informatievoorziening voorafgaand aan en tijdens het bouwproject belangrijk vindt. In één op de drie gevallen beoordelen omwonenden de informatievoorziening echter als slecht tot zeer slecht. De voornaamste informatiebehoefte betreft praktische zaken zoals hinder, planning en contactinformatie.

Overheid verantwoordelijk voor informatie over bouwprojecten in de openbare ruimte

Volgens veel bewoners is de overheid verantwoordelijk voor informatie over bouwprojecten in de openbare ruimte. Mensen willen op de hoogte gehouden worden via een papieren nieuwsbrief in de brievenbus, gevolgd door een e-mailnieuwsbrief en een website.

Slechte informatievoorziening kan een bron van frustratie zijn voor veel mensen. Klachten gaan vaak over het ontbreken of te laat verschaffen van informatie, gekleurde communicatie, en onvolledige of onjuiste informatie. Goede omgevingscommunicatie kan daarom veel ongemak wegnemen voor omwonenden. Dit begint met een effectieve communicatieaanpak.

Effectieve communicatieaanpak voor omwonendencommunicatie

Als maker van een communicatieplan is het gemakkelijk om vanuit het perspectief van de organisatie te denken. Het is echter belangrijk om te onthouden dat de omgeving prioriteit moet hebben boven intern gemak. Wanneer communicatie via verschillende personen, bedrijven en kanalen verloopt, kunnen afspraken en gevoeligheden over het hoofd worden gezien, en weet de omgeving niet waar ze informatie kan vinden. Daarom is het cruciaal om altijd vanuit het perspectief van de omgeving te denken en de communicatie zo eenvoudig en duidelijk mogelijk te maken.

Wat doen wij aan omwonendencommunicatie?

Bij ons staat de bewoner centraal. We willen als opdrachtgever een goede indruk maken en vertrouwen wekken bij bewoners, want frustratie over de bouw kan leiden tot extra claims. We stellen onszelf regelmatig de vraag hoe we de ervaring voor de bewoners zo prettig mogelijk kunnen maken. Zo hebben we bijvoorbeeld onze brieven vereenvoudigd en duidelijk op de envelop gezet. Hierdoor wordt de brief niet verward met reclame en weggegooid. Onze brieven worden ook in eenvoudig Vlaams geschreven, zodat zoveel mogelijk mensen ze begrijpen. Dit heeft geleid tot een stijging van 17% in het aantal mensen dat via ons bewonersportal een afspraak maakt voor een plaatsbeschrijving. Vertrouwen wekken vanaf het eerste moment is cruciaal, omdat de plaatsbeschrijvingen in het privédomein van de bewoners plaatsvinden, wat bijdraagt aan een hoog percentage succesvolle plaatsbeschrijvingen.